Seri PM: Bagaimana Cara Berkomunikasi Efektif dalam Proyek

Berikut tips yang diambil dari method123.com mengenai bagaimana cara berkomunikasi efektif dalam proyek:

Ada tiga hal paling umum yang sering menjebak kita dalam bekerja, yaitu email, meeting, dan diskusi. Agar Anda dapat menfokuskan diri pada task list yang telah disepakati, cobalah hal-hal berikut:
1. Email: Mintalah rekan Anda untuk hanya mengirimkan email ketika sesuatu memang harus dilakukan atau sifatnya penting. Anda perlu mengurangi email yang Anda terima setiap hari waktu luang untuk menyelesaikan tugas. “Noise” (karena terlalu banyaknya email yang diterima) membuat komunikasi kurang efektif. Jadi, kurangi mengirim email seminimum mungkin.
2. Meeting: Jadwalkan meeting jika Anda tidak bisa menyelesaikan sesuatu dari diskusi singkat. Kemudian meeting diusahakan hanya melibatkan orang-orang yang mutlak harus hadir. Rencanakan setiap pertemuan dengan menulis agenda dan tentukan tujuan utama terlebih dahulu, jadi tetap terfokus. Usahakan pula to the point dalam membahas hal-hal di dalam meeting. Jangan lupa buat risalah (MoM) atas keputusan yang dibuat. Kirimkan risalah tersebut ke peserta meeting dan pihak lain yang berkompeten. Jangan lupa simpan risalah dalam dokumen proyek Anda.
3. Diskusi: Minimalkan diskusi yang kurang perlu dengan rekan-rekan pada saat jam kerja. Cukup libatkan orang-orang yang berkompeten dalam diskusi. Pastikan rekan kerja yang akan diajak diskusi menyediakan waktunya, supaya alur kerja proyek secara keseluruhan tidak terganggu.
Dengan meminimalkan email, meeting dan diskusi, Anda menghindari semua “noise” yang dapat mengganggu kelancaran proyek. Hal ini tidak hanya akan meningkatkan produktivitas Anda, tetapi komunikasi bisnis Anda juga akan lebih efektif.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s